Une vision primaire du SIRH consiste à distinguer :

• La phase projet
• L’exploitation

Néanmoins, il est intéressant d’entrer plus dans le détail et de distinguer 5 phases :

• Exploitation
• Audit           
• Choix de solution
• Mise en œuvre
• L’optimisation de l’organisation
• Exploitation

Examinons ces phases en détail :

• Exploitation
  • Toutes les entreprises possèdent un SIRH qui fonctionne plus ou moins bien et qui couvre un périmètre variable dans chaque société. C’est la phase d’exploitation.
• Audit           
  • L’entreprise se pose des questions sur son SIRH
    • Périmètre fonctionnel
    • Coût
    • Adapté aux évolutions
  • C’est le moment pour réaliser un audit.
  • Durée 1 à 3 mois
• Choix de solution
  • L’entreprise a décidé d’acquérir une solution (remplacement, complément, externalisation). Elle se doit de choisir le meilleur logiciel, au meilleur prix avec les meilleurs contrats de mise en œuvre et d’utilisation. Cette tâche hyper structurante qui va conditionner tout l’avenir de la DRH et de l’entreprise s’appelle le choix de solution.
  • Durée 3 à 6 mois
• Mise en œuvre
  • La solution est choisie, les contrats sont signés. Débute alors une tâche technique qui consiste à mettre en œuvre la solution choisie.
  • Durée 6 à 18 mois
• L’optimisation de l’organisation
  • Le nouveau logiciel est désormais en production mais il convient d’optimiser son utilisation dans l’entreprise en étudiant les processus et les organisations pour que l’investissement consenti soit rentabilisé au maximum. Baptisée transformation numérique, conduite du changement c’est en réalité l’optimisation de l’organisation.
  • Durée 6 à 36 mois
• Exploitation
  • Toutes les conditions sont désormais réunies pour le succès. L’entreprise pourra exploiter au quotidien son SIRH et son organisation pour de nombreuses années.
  • Durée 5 à 10 ans

Les différents types d’aide sur le SIRH

• L’éditeur / Intégrateur
  • L’éditeur (de plus en plus souvent intégrateur de sa propre solution) est un partenaire incontournable. Non seulement dans la phase projet mais également (merci  le Saas) dans la phase exploitation.
  • Néanmoins, il convient d’être vigilent et de la cantonner dans les tâches qui lui reviennent.
  • En effet il est forcément aux manettes dans les ateliers d’analyse différentielle, la mise en œuvre de vos paramétrages, la réalisation de vos spécifiques, formation et la maintenance.
  • Sa pertinence est beaucoup moins évidente sur la reprise de données, les interfaces.
  • Elle est carrément à proscrire dans les phases de recette et de direction de projet dans la mesure où l’on ne peut pas être le contrôleur et le contrôlé !
• Le spécialiste produit indépendant
  • Ces indépendants ou SSII possèdent une grande expérience sur un logiciel. Ils étaient très prisés du temps du on-premise pour éviter toute dépendance par rapport à l’éditeur. La généralisation des solutions Saas a redistribué les cartes et l’on retrouve désormais ces spécialistes plutôt en sous-traitance de certains éditeurs pour amortir les variations du niveau des affaires ?
• Le consultant généraliste
  • Généraliste SIRH, il sait tout faire. Du paramétrage, de la recette, de l’analyse de la direction de projet et même du fonctionnel à votre place.
• Le CDD RH
  • Le CDD est une solution fort pertinente en phase projet pour soulager vos ressources pendant la phase projet et leur permettre d’être associées au projet. Non seulement c’est une solution économique mais elle facilite la conduite du changement.
• Le manager de transition
  • Le manager de transition procède de la même logique que le CDD RH mais à une plus grande échelle et sera prisé par les grandes organisations. En effet, il pourra prendre en charge la totalité du quotidien d’une ressource clef (le responsable paie en particulier) pour lui permettre de participer pleinement au projet sans finir en arrêt maladie. (Combien de fois ai-je rencontré des responsables paie et administration du personnel à qui l’on a demandé de faire le projet SIRH…. En plus de leurs tâches habituelles).
• L’expert SIRH
  • L’expert SIRH est une ressource externe ponctuelle à très haute valeur ajoutée. Il intervient forcément à l’heure sur des points stratégiques (Audit, aide au choix, direction de projet, stratégie de test/recette, stratégie d’organisation, …).
• Les architectes maçons
  • La tentation est grande de faire un jus d’aide sur le SIRH en mélangeant un peu de chacune des ressources décrites ci-dessus et en croisant les doigts pour que le projet SIRH réussisse. C’est la première erreur à ne pas commettre !
  • En effet cet être hybride mi maçon mi architecte pose deux problèmes :
    • Soit c’est un bon architecte et vous le payez trop cher quand il pose des parpaings
    • Soit c’est un maçon qui se croit architecte et vous pouvez avoir quelques inquiétudes quant à la pérennité de votre construction
  • Un responsable SIRH en interne
    • C’est la solution qu’adoptent de nombreuses grandes entreprises, néanmoins même si les coûts sont moindres, le syndrome de maçon architecte reste néanmoins présent.
  • Le consultant qui veut absolument passer la journée chez vous
    • Généraliste RH ayant quelques années d’expérience et pompeusement baptisé « chef de projet SIRH ». Ce consultant au prix de journée attractif vous reviendra plus cher qu’un CDD pour les tâches de base et ne vous apportera pas l’expertise sur les tâches à haute valeur ajoutée. Pour les identifier rien de plus simple, ils veulent absolument passer de nombreux jours complets chez vous !

Quand faut-il se faire aider d’un expert SIRH

Comme nous venons de le voir, l’expert RH est une ressource externe au coût important qu’il convient d’utiliser ponctuellement là où elle vous apporte une forte plus-value.  Tout le monde est d’accord sur cette adage mais concrètement quand faire appel à lui et pour quoi faire ?

Si nous reprenons le cycle de vie du SIRH et la durée moyenne de chacune de ses phases, on peut dire que l’entreprise a besoin de l’expert  SIRH environ sur 30% du cycle de vie du SIRH et bien entendu pas à plein temps.

Ce que vous apporte un expert pour  un audit SIRH

Nous reviendrons plus avant sur le scoop d’un audit SIRH et sur ce qu’il doit contenir, néanmoins votre expert SIRH doit vous apporter une méthode et  des formats de livrables prédéfinis sur lesquels il travaille en analyse différentielle. En effet, il serait trop simple de vous dire chaque cas est différent, nous devons tout refaire de A à Z !

Votre expert doit avoir de forte compétence de cogniticien pour très rapidement cerner les besoins de vos utilisateurs clef et les projeter sur un urbanisme du SIRH prédéfini. (J’ai modélisé le schéma suivant il y a près de 20 ans et il n’a toujours pas pris une ride même si les contenus sous-jacent à chaque pavé ont, eux, évolués).

Si votre expert SIRH ne sait pas au bout de quelques réunions d’une à deux heures modéliser votre problématique…. changez d’expert !

Ce que vous apporte un expert dans le cadre ‘un choix de logiciel RH ou d’une solution d’externalisation

Là encore, les recherches de logiciels RH sont à 80% communes d’une société à l’autre (c’est pour cette raison qu’on utilise des progiciels). Votre expert doit donc vous proposer de rédiger les différents cahiers des charges fonctionnels ainsi que l’appel d’offres par analyse différentielle. S’il vous propose d’écrire une bible de paie (ou un livre blanc) en phase d’appel d’offres, il convient d’être vigilant. En effet à ce niveau on définit les besoins en compréhension et non pas en extension.

Une bonne connaissance du marché, des prix, une capacité de négociation (idéalement votre expert doit avoir une solide expérience de directeur de projet metteur en place de progiciel RH) et surtout une parfaite connaissance des arcanes des contrats de build et de run sont indispensables.

En effet, ne perdez jamais de vue que ce que vous achetez c’est un contrat de projet et un contrat d’exploitation !

Ce que vous apporte un expert sur la mise en œuvre d’un progiciel RH

Un expert SIRH ne doit pas  être la force d’appoint par ce que vous n’avez pas le temps de gérer votre projet de mise en œuvre de SIRH (Voir solution CDD RH et manager de transition ci-dessus). Vous n’en retireriez que des frustrations.

Pour citer un exemple précis et fondamental, votre expert RH doit vous définir votre stratégie de tests recette (nous en reparlerons plus loin) mais ne doit pas dérouler la recette à votre place.

Votre expert SIRH prend en charge la direction de votre projet de mise en œuvre d’un SIRH. Il sera le représentant du DRH dans le projet pour en assurer le respect de la qualité, des délais et des coûts.

Très concrètement :

• Il proposera en début de projet une sensibilisation des membres de l’équipe projet aux enjeux hyper structurants de la mise en œuvre d’un logiciel SIRH qui vous engage pour de nombreuses années
• Il gérera les plannings en consolidant celui des ressources internes (allez trouver un payeur pour faire une recette la dernière semaine du mois !) et des ressources de l’éditeur intégrateur
• Il animera au nom du DRH les comités de suivi hebdomadaire
• Il fera preuve de ses talents de médiateur et de conciliateur entre le chef de projet interne (souvent le responsable paie) et le chef de projet de l’éditeur
• Il résoudra un maximum de problèmes de manière à ne vous présenter au comité de pilotage mensuel qu’une avancée synthétique des travaux et les quelques problèmes structurants qui nécessiteront l’arbitrage du DRH
• Il vous proposera une stratégie de tests / recette efficiente
• Il supervisera l’implémentation de votre SIRH dans le SIR de l’entreprise (Reprise de données et interfaces)
• …

Ce que vous apporte un expert sur l’optimisation de l’organisation autour de votre SIRH

Avoir un bon SIRH bien paramétré et bien recetté c’est bien. Que les utilisateurs et les organisations en tirent tout les bénéfices souhaités c’est encore mieux.

Votre expert SIRH fera un diagnostic de vos processus et de vos organisations. Il vous proposera des scénarii d’optimisation d’organisation qui à eux seuls peuvent rentabiliser l’ensemble de la démarche de modernisation du SIRH.

Ces actions sont des actions à long terme. Votre expert SIRH pour ne pas peser sur vos budgets doit accompagner cette transformation numérique de la fonction RH (ou conduite du changement pour les anciens) sur la durée par des actions ponctuels, des mesures régulières et un reporting montrant l’avancée sur la voie choisie.

Combien coûte un expert SIRH

• Le prix de l’heure
  • L’expert SIRH représente un coût horaire important (de l’ordre de 2 fois un bon mécanicien automobile). C’est pourquoi il ne faut l’utiliser que là où il vous apporte une forte plus-value
• L’efficacité de l’heure
  • Pour continuer la comparaison avec le mécanicien automobile, le problème premier n’est pas le coût de l’heure mais l’efficacité qui permet de traiter des sujets en très peu de temps (c’est la définition même de l’expert). Un bon expert ne doit pas peser de manière significative sur vos budgets. Il doit se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée et savoir parfaitement distribuer le travail et contrôler la qualité des résultats.
• Le prix au mois
  • Pour ne pas faire de langue de bois en phase de direction de projet et suivant les périodes du projet, l’intervention de votre expert doit être comprise entre 5 et 10 heures par semaine.
  • De fait il vous revient beaucoup moins cher au mois que n’importe quel « généraliste RH »