La mise en œuvre d’un progiciel SIRH nécessite l’utilisation d’une méthodologie rigoureuse. Condition indispensable à la réussite de votre progiciel SIRH. La méthodologie se compose de plusieurs étapes mais aussi de procès-verbaux qui modifient la responsabilité des partenaires sur le progiciel SIRH.

Dossier : SIRH – Diagnostic et évolutions

Les étapes de la méthodologie de mise en œuvre de progiciel SIRH

Quelle que soit la taille de l’entreprise et la complexité du projet SIRH, les étapes de la méthodologie sont toujours les mêmes, par contre la profondeur et la densité de chaque étape seront adaptées et l’implication de votre directeur de projet SIRH ou de votre chef de projet SIRH sera plus ou moins ponctuelle.

Conscient de l’équation budget / sécurisation du projet, LDB_001 a mis en place une méthode de suivi des chefs de projets SIRH novatrice qui vise à définir ensemble, pour chaque micro étape du projet SIRH:

>>> les objectifs de l’étape

>>> les acteurs

>>> la démarche à suivre

>>> le livrable attendu

Le chef de projet SIRH interne mène ensuite les travaux de l’étape et peut à tout moment bénéficier d’un soutien de la part de LDB_001. Un nouveau point est organisé pour valider le livrable de fin d’étape.

Pour échanger sous forme d’un rendez-vous téléphonique gratuit avec LDB_001, appelez le 02 37 50 23 55 ou cliquez sur le lien suivant rendez-vous LDB_001, nous vous rappellerons pour convenir d’un créneau horaire.

Contrat avec l’éditeur du progiciel SIRH et avec l’intégrateur

Après avoir bien mis en évidence votre besoin lors de l’audit, avoir sélectionné votre éditeur et votre intégrateur, vous avez négocié au mieux votre contrat. Le projet de mise en œuvre du progiciel SIRH peut … commencer!

Analyse différentielle du progiciel SIRH

L’analyse différentielle comprend trois parties distinctes :

La production de l’analyse différentielle du progiciel SIRH

Cette phase est constituée d’un certain nombre d’ateliers dans lesquels, assisté par un chef de projet SIRH interne ou pas, vous précisez à l’intégrateur du progiciel SIRH choisi, l’exhaustivité de vos demandes spécifiques.

La validation de l’analyse différentielle du progiciel SIRH

Ce travail réunit, au-delà de l’équipe projet l’ensemble des décideurs RH (DRH, RRH, responsables fonctionnels, …) pour certifier que le document d’analyse différentielle du progiciel SIRH produit par les ateliers de travail correspond exactement aux souhaits de l’entreprise.

La constitution du jeu de test

LDB_001 préconise de constituer le jeu de test de manière concomitante à l’analyse différentielle.

Réalisation

Au vu de l’analyse différentielle validée, l’intégrateur réalise les paramétrages et les développements spécifiques. Cette phase ne de doit pas être un trou noir pour le client d’où l’importance, quelle que soit la complexité du projet SIRH, de la présence d’un directeur du projet SIRH et du pilotage du projet SIRH par le planning.

Tests

La phase de tests est réalisée par l’intégrateur avant la livraison du progiciel SIRH personnalisé au client. L’importance d’avoir fini le jeu de tests avant cette étape prend ici tout son sens. Là aussi la présence du directeur de projet SIRH permettra au client de maitriser l’avancée de cette phase.

Recette

La recette consiste pour le client à vérifier que le progiciel SIRH, enrichi des paramétrages et des développements spécifiques, correspond à ce qu’il a commandé.

Production

La mise en œuvre du projet est finie. Le progiciel SIRH va maintenant être exploité en production par les équipes de la DRH pendant de nombreuses années. Le bon déroulement de la méthodologie a garantie un progiciel SIRH de qualité. Ce qui est fondamental pour la confiance que les équipes auront dans leur outil au quotidien. Ceci sera la base de l’optimisation de l’organisation de la DRH autour du progiciel SIRH.

Les procès-verbaux dans la méthodologie de mise en œuvre de progiciel SIRH

Un des concepts les plus difficiles à appréhender par les équipes que j’anime dans ma fonction de directeur de projets SIRH est le fait que l’intégrateur ne doit pas réaliser les souhaits des utilisateurs RH mais la commande qu’ils ont passée à l’intégrateur du progiciel SIRH. Dans un projet SIRH bien géré, ces deux notions sont très proches. Dans d’autres par contre elles peuvent être relativement éloignées ce qui est à l’origine de tous les maux (mécontentement, non qualité,  avenants, surcoûts). Il est donc important de définir un ensemble de documents contractuels qui vont régir la vie du projet d’implémentation du progiciel SIRH.

Le contrat

Le contrat est le document de base de la relation avec l’intégrateur (et l’éditeur) du progiciel SIRH. Il est, aussi bizarrement que cela puisse paraitre, négligé par la plupart des sociétés qui achètent un progiciel SIRH. Cela est dû au fait que beaucoup ne s’entourent pas d’un acheteur SIRH spécialisé.

La validation de l’analyse détaillée du progiciel SIRH

A l’issue de l’analyse différentielle détaillée du progiciel SIRH, la description contractuelle de la prestation attendue doit être précisée dans ces moindres détails. C’est en effet par rapport à cette référence que devront être faits les tests de l’intégrateur et la recette. Certes, une anomalie découverte par la suite sera bien sûr corrigée par l’intégrateur du progiciel SIRH mais sa classification économique sera différente. Si l’anomalie était bien spécifiée dans l’analyse détaillée, elle est à la charge de l’intégrateur du progiciel SIRH au titre des corrections. Sinon, elle sera à la charge du client au titre des évolutions. Nuance qui a son importance!

Le PV de prise en charge de l’analyse détaillée par l’intégrateur du progiciel SIRH est donc la pièce contractuelle fondamentale du projet. Si vous avez eu la bonne idée de vous faire accompagner d’un acheteur SIRH spécialisé, non seulement, il aura prévu un cadre assez large pour y intégrer les demandes de l’analyse différentielle détaillée mais il vous assistera pour la faire accepter à l’intégrateur du progiciel SIRH.

LDB_001 accompagne de nombreuses entreprises dans l’achat de solutions RH (Progiciel RH ou Externalisation RH). Cette étape est la plus importante d’un projet de changement de solution RH. Si vous ne devez choisir un consultant RH que pour une étape, ciblez celle-là. LDB_001 en est tellement convaincu qu’il est prêt à s’engager sur cette action 100% aux résultats sur les économies qu’il vous fera faire lors de votre achat que ce soit un progiciel RH et sa prestation de mise en œuvre ou la mise en œuvre d’un service d’externalisation RH (Saas, Processing ou BPO).

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La livraison du progiciel SIRH personnalisé

L’intégrateur ayant terminé son travail va vous livrer une première mouture du progiciel SIRH personnalisé suivant votre analyse différentielle détaillée validée. Si vous lui avez fourni le jeu de tests, il est important de vérifier que les comptes rendus des tests effectués par l’intégrateur du progiciel SIRH sont bien fournis. Pour éviter d’être mis au pied du mur devant le fait accompli, la présence à vos côtés d’un directeur de projet SIRH est primordiale et vous fera économiser beaucoup de temps et d’argent.

La validation de la recette du progiciel SIRH

La recette est une étape méthodologique ayant ses propres règles. Elle fera l’objet d’un PV de recette du progiciel SIRH qui déclenchera la mise en production. Les subtilités du contrat sur des notions complexes telles que les anomalies mineures, majeures, bloquantes, … La parfaite maitrise de ces paramètres est le seul garant d’un progiciel SIRH en production de qualité et donc d’un service de haut niveau rendu à la DRH pour son activité quotidienne et à l’ensemble de l’entreprise par la DRH (portail RH salariés ou managers, prestation de la DHR de qualité, …).

La présence à vos côtés, d’un acheteur SIRH spécialisé et d’un directeur de projets SIRH intervenant de manière ponctuelle vous seront bien utile.

LDB_001 a mis en place une méthodologie de suivi de projets SIRH incluant un maximum de travaux faits en visio-conférence avec partage d’écrans. Les équipes projets RH plébiscitent cette solution en particulier pour les comités de suivi et pour rien au monde ne voudraient revenir aux anciennes pratiques.

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La répartition des responsabilités dans la mise en œuvre d’un progiciel SIRH

La production des différents documents contractuels liés aux étapes méthodologiques d’un projet SIRH est importante également en terme de responsabilité et donc d’affectation des coûts liés à la découverte d’une anomalie.

L’état du système d’information « E0 » de la prestation commandée par le client à l’intégrateur du progiciel SIRH est l’ensemble des éléments décrits au contrat. Plus ils seront complets et proches du besoin final, plus la position du client sera forte, d’où la nécessité de la présence d’acheteur SIRH spécialisé.

L’état du système d’information « E1 » est la modification de « E0 » par la validation de l’analyse détaillée différentielle d’où l’importance de cette étape pouvant aller suivant la complexité du projet SIRH jusqu’à l’accompagnement pendant les ateliers d’analyse différentielle d’un chef de projet SIRH.

L’intégrateur du progiciel SIRH est responsable de la fourniture de « E0 » jusqu’à la signature du PV de recette définitive. La responsabilité de « E0 » passe ensuite au client.

L’intégrateur du progiciel SIRH est responsable de la fourniture de « E1 » depuis la validation de l’analyse différentielle détaillée jusqu’à la signature du PV de recette définitive. La responsabilité de « E1 » passe ensuite au client.

Pour ceux qui avaient encore un doute, la phase de recette par les utilisateurs RH du progiciel SIRH est donc fondamentale. Elle doit être menée avec méthode et professionnalisme sous le contrôle d’un directeur de projet SIRH.

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Le projet de révision dans la mise en œuvre d’un progiciel SIRH

L’exploitation d’un progiciel SIRH par la direction des ressources humaines est un corps vivant que ce soit du fait du législateur ou des objectifs de l’entreprise. Le progiciel SIRH parfaitement recetté devra donc subir un certain nombre de modifications. Ces modifications devront être regroupées, autant que faire se peu, dans des ensembles appelés « lots de révision du progiciel SIRH » qui devront être menés, en plus light, sur les même bases méthodologiques qu’un projet SIRH classique.

L’externalisation paie et la méthodologie

Aussi curieux que cela puisse paraitre, un projet d’externalisation paie devra suivre avec encore plus de rigueur ce schéma méthodologique. En effet :

>>> Le contrat d’externalisation paie régit, non seulement la phase projet mais aussi toute la vie du « service » acheté pour de nombreuses années. La présence d’un acheteur SIRH spécialisé dans l’externalisation de la paie est ici, indispensable pour éviter de gros soucis sur la durée du contrat d’externalisation de la paie.

>>> L’analyse différentielle de la prestation d’externalisation de la paie est, elle aussi, plus importante dans la mesure où elle devra concerner non seulement l’automatisation du traitement des données par le progiciel SIRH (règles de gestion), mais aussi la manière de faire les choses (Processus RH).

>>> Ces remarques sont aussi valables pour la phase de recette par les utilisateurs RH de l’externalisation de la paie.

L’externalisation paie et la méthodologie

LDB_001 est un chef de projet SIRH spécialisé dans l’acquisition, la mise en œuvre de solution d’externalisation paie. Parallèlement à cette externalisation de la paie, LDB_001 vous accompagnera dans l’optimisation de l’organisation de votre fonction paie au niveau de la DRH mais aussi au niveau du service que la DRH rend à l’entreprise dans sa globalité.

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