Externalisation paie : les niveaux de service

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Externalisation paie – les niveaux de service

Externaliser sa paie est un problème complexe qui doit être travaillé en profondeur AVANT de signer tout contrat. Une étude doit déterminer la répartition des tâches entre le prestataire d’externalisation paie et le client. Une méthodologie rigoureuse et professionnelle permettra aux deux partenaires de vivre sereinement ensemble de nombreuses années.

Dossier : SIRH – Diagnostic et évolutions rédigé par le pôle MOA

L’expression externaliser les ressources humaines n’a pas grande signification dans la mesure où il est difficilement concevable d’externaliser toute la fonction RH. L’intérêt de l’opération consiste justement à externaliser les fonctions RH à basse valeur ajoutée pour pouvoir mobiliser le temps disponible des équipes RH sur les fonctions essentielles qui représentent soit une valeur ajoutée, soit un enjeu stratégique pour l’entreprise.

L’évaluation des fonctions RH pouvant être externalisées sera étudiée dans une phase d’audit RH.

La fonction RH qui s’y prête le mieux est la paie ou plus exactement le couple paie – gestion administrative (ou GA ou Dossier du personnel). Les fonctions parfois externalisées peuvent aussi être la formation professionnelle, la gestion des temps et des activités (GTA) voire une partie « préalable » du recrutement.

Nous focaliserons dans cet article la réflexion sur l’externalisation paie.

Externalisation paie : Un problème complexe

Beaucoup de DRH pense qu’en ayant pris la décision d’externaliser la paie, le plus dur est fait. En réalité, c’est là que le problème commence : Externaliser le paie oui, mais quel niveau de service d’externalisation paie?

Pour bien comprendre, il semble important de schématiser (à l’extrême que tous les techniciens de paie m’excusent).

Schéma de principe de la paie

Lors d’une récente mission d’optimisation de l’organisation de la fonction RH, j’ai posé la question « qui fait la paie » :

>>> aux agents des sites: Réponse « c’est nous qui faisons la paie »

>>> Aux agents centraux : Réponse « c’est nous qui faisons la paie »

>>> Au prestataire : Réponse « c’est nous qui faisons la paie »

Schéma de principe de la paie dans un monde idéal

Externalisation paie : Schéma principe de la paie dans un monde idéal

La réponse est donc simple. La paie est faite par 3 catégories de techniciens RH :

>>> Les techniciens paie qui saisissent les éléments fixes de paie

>>> Les techniciens paie qui vérifient les éléments variables de paie

>>> Les techniciens paie qui paramètrent le réglementaire de paie

Vérification de la paie : Un peu de provocation !

La conclusion de la modélisation de la fonction paie du chapitre précédent est que si tous les techniciens paie ont fait leur travail, la paie est bonne du premier coup et n’a pas besoin d’être vérifiée. En allant encore plus loin, une paie qui serait fausse impliquerait qu’une règle de paie n’est pas, ou pas correctement, intégrée dans le réglementaire et cela devrait provoquer un audit de paie sur cette règle.

Schéma de principe de la paie dans la vraie vie

Externalisation paie : Schéma de principe de la paie dans la vraie vie

Les tâches potentiellement concernées par l’externalisation paie

Le schéma précédent montre qu’avant toute externalisation paie, il est indispensable de lister les tâches détaillées des 4 fonctions RH que sont :

>>> Production des éléments variables

>>> Production des éléments fixes

>>> Mise au point du réglementaire de paie (et de gestion des temps)

>>> Vérification de la paie et toutes les tâches associées (Déclaration, virement, comptabilisation de la paie, …)

Pour gagner 80% du temps de cet inventaire fondamental et indispensable, LDB_001 a mis en place un questionnaire-audit listant les tâches RH concernées

Questionnaire audit des tâches d’un technicien de paie – copyright Experts RH

Pour échanger sous forme d’un rendez-vous téléphonique gratuit avec LDB_001, appelez le 02 37 50 23 55 ou cliquez sur le lien suivant rendez-vous LDB_001, nous vous rappellerons pour convenir d’un créneau horaire.

Externalisation Paie : Ventilation des tâches

Fort de ce référencement détaillé des tâches des techniciens de paie, il convient d’effectuer ou de négocier une ventilation des éléments :

>>> entre le prestataire d’externalisation paie et les équipes internes

>>> entre le centre de service partagé paie et les entités dans le cas d’une externalisation paie en interne.

Externalisation paie : Le contrat

Une mise en œuvre sérieuse et professionnelle d’une externalisation paie ne peut se faire que via un contrat de service détaillé. Le contrat d’externalisation paie définira, de manière précise et dans la durée, tâche par tâche, les responsabilités exactes du prestataire choisi pour externaliser la paie et celles qui restent à la charge du client. Négliger cette étape vous coûtera 100 fois plus de temps, dans la résolution des problèmes avec votre prestataire d’externalisation paie. De plus la qualité de la relation s’en trouvera altérée et votre externalisation de la paie risque d’être un échec.

Externalisation de la paie : Les négociations

A partir du moment où vous avez une vision claire de la ventilation des tâches RH proposée par votre prestataire d’externalisation paie, il conviendra de négocier ligne par ligne non seulement le prix mais le rapport qualité prix. Votre acheteur des moyens généraux sera vite limité dans l’aide qu’il pourra vous apporter dans cette phase.

LDB_001 consultant RH indépendant de tout prestataire est spécialisé dans l’externalisation paie. Action extrêmement particulière et pourtant déterminante pour votre DRH dans les 5 années à venir (minimum).

Externalisation de la paie : Organisation des services paie

C’est l’étape la plus souvent négligée et elle est responsable de grande déception pour des DRH ayant choisi, à juste titre, de se tourner vers l’externalisation paie.

Les tâches qui resteront à la charge de la DRH au vu du contrat d’externalisation paie devront faire l’objet d’une optimisation de l’organisation de la DRH en fonctions des 4 types de techniciens paie identifiés plus haut.

LDB_001 est spécialisé dans l’optimisation de l’organisation de la DRH et en particulier des fonctions paie, gestion administrative et gestion des temps et des activités. LDB_001 est le seul acteur de la place à proposer de s’engager sur l’optimisation de votre organisation RH, 100% aux résultats.

LDB_001 accompagne de nombreuses entreprises dans des projets d’externalisation paie, dans des redressements de projet d’externalisation paie en difficulté et dans l’optimisation de l’organisation de société ayant déjà choisi d’externaliser la paie.

Cette étape est la plus importante d’un projet de changement de solution RH. Si vous ne devez choisir un consultant RH que pour une étape, ciblez celle-là.