Management d’un projet SIRH par le planning

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Passer d’une gestion subie à une gestion proactive du planning pour en faire un outil de management et de motivation des équipes travaillant sur un projet SIRH. Voilà tout l’art d’un directeur de projet SIRH expérimenté.

Dossier : SIRH – Diagnostic et évolutions rédigé par le pôle MOA

Le planning d’un projet SIRH

Notions de base

Dans une version simplifiée, le planning d’un projet SIRH, ou de tout autre projet, est basé sur les notions suivantes :

>>> Liste des tâches : Ensemble des actions nécessaires à la finalisation du projet SIRH

>>> Codification des tâches : Pour les exploiter dans le planning et en particulier dans sa représentation graphique il est bon d’attribuer aux tâches un code.

>>> Durée des tâches : La durée des tâches est fonction de la charge totale de la tâche, des ressources qui lui sont affectées et de leur disponibilité, ce qui dans des projets, « en plus du reste », comme les projets SIRH, n’est pas facile à déterminer. Toute l’expérience de votre directeur de projet SIRH sera nécessaire pour optimiser ce point.

>>> Dépendances fonctionnelles entre les tâches : L’enchaînement des tâches, les unes derrière les autres, avec recouvrement ou avec délai, se traduit par des dépendances fonctionnelles.

Représentation graphique

Plusieurs représentations graphiques peuvent être utilisées pour un projet SIRH (Pert, Diagramme de gant, ..). La plupart des outils se chargent de cette mise en page, néanmoins il est bon de comprendre comment ça marche. Soit pour le faire sur papier, soit pour maîtriser l’outil. Les étapes de construction sont les suivantes :

>>> Classement des tâches par niveau : Les tâches de niveau 1 sont ceux qui n’ont pas de prédécesseur. Les tâches du niveau n+1 sont celles dont l’ensemble des prédécesseurs est compris dans les niveaux 1 à n. Ceci permet d’éviter une représentation « plat de nouilles »

Construction du graphe : Ventilation des tâches du projet SIRH sur les niveaux et mise en place des dépendances fonctionnelles

>>> Date de début au plus tôt : Date à laquelle chaque tâche peut commencer au plus tôt. Maximum ((Date de début au plus tôt + durée) pour l’ensemble des prédécesseurs.

>>> Date début au plus tard : Date à laquelle chaque tâche doit débuter au plus tard pour ne pas allonger la durée globale du projet. Minimum ((Date début au plus tard – durée) pour l’ensemble des successeurs.

>>> Marge libre : Pour chaque tâche, la marge libre est égale à Date début au plus tard – date de début au plus tôt

>>> Chemin critique : Les tâches dont la marge libre est égale à zéro constituent le ou les chemins critiques du projet SIRH

Management du projet SIRH par le planning

Contrat d’étape avec technicien SIRH

Lors de la construction du planning, le directeur de projet SIRH convient avec la ou les ressources en charge de la tâche du projet SIRH concernée d’une charge jugée raisonnable. Cet échange constitue un contrat d’étape entre le technicien et le directeur de projet SIRH ?

Suivi périodique du planning

En général chaque semaine, le directeur de projet SIRH produit une fiche pour chaque ressource qui comprend l’ensemble des tâches pour lesquelles la ressource est affectée sur le projet SIRH. Chacune des tâches porte les informations suivantes :

>>> Date de début prévue

>>> Date de fin prévue

>>> Charge prévue

>>> Consommé

>>> Reste à faire

L’exercice hebdomadaire va consister à ajouter deux colonnes fondamentales :

>>> La réévaluation du reste à faire

>>> La réévaluation de la date de fin

Toute la subtilité de la direction de projet SIRH et du management du projet SIRH par le planning va consister à interpréter les informations brutes fournies par le collaborateur SIRH, à les analyser conjointement (la ressource a-t-elle des difficultés ?, a-t-elle tout ce qu’il faut pour travailler ?, a-t-elle des charges hors projet SIRH non prévues ?, la tâche est-elle plus compliquée que prévu initialement ?, …)

Direction de projet SIRH

Cette analyse conjointe permettra, après consolidation pour l’ensemble des ressources, au directeur de projet SIRH de proposer des mesures correctives et de contrôler le déroulement du projet SIRH afin d’atteindre les objectifs fixés (dans le cadre d’un progiciel de paie par exemple, un décalage de quelques semaines peut faire manquer la date de démarrage du 1^er janvier avec toutes les conséquences désagréables associées).

Reporting sur le planning du projet SIRH

Le planning consolidé du projet SIRH est ensuite communiqué :

>>> A l’ensemble des membres de l’équipe projet

>>> A la hiérarchie

>> Aux personnes chargées de la conduite du changement pour caler les actions de communication en fonction de la date de production des livrables du projet SIRH

Cas des projets SIRH complexes

Dans les gros projets SIRH le management par le planning peut se faire à deux étages. Le directeur de projet SIRH produit plusieurs sous- ensembles du planning, par exemple :

>>> Equipe SIRH interne DRH

>>> Intégrateur du progiciel paie

>>> Editeur du progiciel paie

>>> Intégrateur et éditeur du progiciel de gestion des temps

>>> DSI

Dans ce cas-là, une première analyse conjointe des décalages de charge ou de date est réalisée entre la ressource concernée et le chef de projet en charge de cette partie du projet SIRH.

Le directeur de projet SIRH n’intervenant que dans un deuxième temps sur les décalages impactant le projet et sur les problèmes concernant plusieurs parties du projet SIRH.

LDB_001 : Direction de projet SIRH et maitrise du budget

La composition de l’équipe SIRH est une équation dont doit se saisir le DRH au début du projet SIRH. De cette réflexion préalable va naitre le succès …ou beaucoup de problèmes…

Les deux variables de l’équation sont la plupart du temps :

>>> La sécurisation du projet et le souhait qu’il se passe dans les meilleures conditions

>>> le budget associé

Plusieurs paramètres doivent être vus :

L’utilisation des ressources internes de la DRH :

Il est très fréquent, pour la mise en œuvre d’un projet SRIH (progiciel en interne ou externalisation) que l’on confie la direction du projet SIRH au responsable de la paie. C’est une mauvaise solution car :

>>> A moins que cette personne ait un passé de responsable SIRH, elle n’aura pas les compétences pour assumer la responsabilité de toutes les tâches concourant à un projet SIRH réussi.

>>> Le responsable paie doit chaque mois produire la paie courante

>>> La confiance que vous lui faites va se transformer en stress et vous aller prendre des risques majeurs sur votre projet SIRH, sur votre quotidien et surtout en terme de risques psycho-sociaux majeurs (plus de 50% des projets monté de la sorte !).

Les équipes de l’intégrateur

La solution SIRH que vous aurez choisie sera qu’elle soit externalisée ou en interne sera mise en œuvre par un intégrateur. La solution de facilité consiste donc à penser que tout ce que vos équipes ne pourront pas prendre en charge sera assumé par l’intégrateur. Malheureusement, les choses ne se passent pas de la sorte dans la réalité des projets SIRH. Le chef de projet de l’intégrateur suit sa feuille de route, dictée par le contrat, et ses intérêts sont ceux de sa société qui ne convergent pas toujours avec les vôtres.

Un directeur de projet SIRH indépendant

La solution idéale passe par un directeur de projet SIRH indépendant, troisième force en présence qui aura les compétences pour maitriser le projet SIRH en votre nom, réalisera les arbitrages entre votre chef de projet SIRH en interne et le ou les chefs de projets SIRH du ou des intégrateurs.

Un directeur de projet SIRH indépendant à moindre coût

Cette solution idéale est souvent proposée par beaucoup de prestataires RH, à un prix prohibitif, non pas sur le taux journalier de la ressource mais sur la quantité de temps nécessaire pour diriger le projet SIRH.

Pour résoudre cette équation LDB_001 propose à ses clients une direction de projet SIRH à la carte qui vient compléter à minima les tâches prises en charge :

>>> par les ressources internes en fonction de leurs compétences et du temps dont elles disposent pour participer au projet SIRH

>>> par l’intégrateur dans le cadre du contrat de mise en œuvre de la solution SIRH choisie.

Au vu du planning et dans la philosophie du management d’un projet SIRH par le planning, LDB_001 a mis en place une méthode de suivi des chefs de projets SIRH novatrice qui vise à définir ensemble, pour chaque micro étape du projet SIRH:

>>> les objectifs de l’étape

>>> les acteurs

>>> la démarche à suivre

>>> le livrable attendu

Le chef de projet SIRH interne mène ensuite les travaux de l’étape et peut à tout moment bénéficier d’un soutien de la part de LDB_001. Un nouveau point est organisé pour valider le livrable de chaque fin d’étape du projet SIRH.

Pour échanger sous forme d’un rendez-vous téléphonique gratuit avec LDB_001, appelez le 02 37 50 23 55 ou cliquez sur le lien suivant rendez-vous LDB_001, nous vous rappellerons pour convenir d’un créneau horaire.