Progiciel SIRH : Recette utilisateurs

 

Recette utilisateurs - Lecture rapide : 1mn37

 

 

Progiciel SIRH : Recette utilisateurs

 

La recette utilisateurs d’un progiciel SIRH est une étape déterminante pour le succès du projet. Elle doit être menée avec une méthode rigoureuse et professionnelle par des acteurs dédiés, avec des outils adaptés.

 

Dossier : SIRH - Diagnostic et évolutions rédigé par le pôle MOA

 

Les acteurs de la recette d’un progiciel SIRH

 

 

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Les acteurs de la recette d’un progiciel SIRH

 

Les acteurs côté client :

La recette d’un progiciel SIRH ou même simplement d’un progiciel de paie est une action lourde et complexe. Elle doit être conduite par une équipe de techniciens RH de l’entreprise. La recette du progiciel SIRH génère immanquablement des surcharges de travail. Compte-tenu de l’aspect structurant, il est préférable de faire appel, à de l’intérim par exemple, sur les tâches du quotidien de l’ancien système (production de la paie du mois par exemple) pour libérer les ressources de l’entreprise pour la recette. Ne prenez jamais le risque de demander à votre responsable paie de faire les deux en même temps.  Vous l’exposeriez à des risques psycho-sociaux majeurs et mettriez de plus votre projet SIRH en péril.

 

Les acteurs côté fournisseur :

La recette, par le client, de la personnalisation du progiciel SIRH pour ses besoins, va mettre en évidence un certain nombre d’erreurs de diverses natures. L’intégrateur du progiciel SIRH devra donc, lui aussi, disposer d’une équipe (non dédiée la plupart du temps). La ventilation des anomalies signalées par le client doit être faite par un centralisateur unique pour l’intégrateur. C’est en général le chef de projet SIRH de l’intégrateur.

 

Autres acteurs :

La recette est une phase très délicate de la mise en œuvre du progiciel SIRH.

Côté fournisseur, elle est conduite par le chef de projet SIRH du fournisseur dont c’est, par définition, le métier. Nous pouvons donc nous attendre à ce que ce soit un professionnel de cette tâche qui aura à cœur de défendre les intérêts de l’intégrateur du progiciel SIRH.

Côté client, la recette sera dirigée par le chef de projet SIRH client qui est la plupart du temps un technicien RH (Souvent le responsable de la paie et de la gestion administrative) qu’on aura nommé, pour l’occasion, chef de projet SIRH. Malheureusement, la mise en œuvre de progiciel SIRH et la recette en particulier ne sont pas son métier. Il défendra avec beaucoup de conviction les intérêts du client mais n’aura pas forcement les bons arguments et la bonne démarche. La qualification des anomalies non prévues dans le contrat en évolution ou en correction, n’est pas une valeur binaire et nécessite souvent de nombreuses discussions.

Pour une recette et donc un projet de mise en œuvre d’un progiciel SIRH réussi, il est intéressant d’adjoindre à ces deux personnes un directeur de projet SIRH externe  qui organisera la recette et procédera aux arbitrages. La présence de ce directeur de projet SIRH doit bien sûr être ponctuelle.

 

Conscient de l'équation budget / sécurisation du projet, LDB_001 a mis en place une méthode de suivi des chefs de projets SIRH novatrice qui vise à définir ensemble, pour chaque micro étape du projet SIRH:

>>> les objectifs de l'étape

>>> les acteurs

>>> la démarche à suivre

>>> le livrable attendu

 

Le chef de projet SIRH interne mène ensuite les travaux de l'étape et peut à tout moment bénéficier d'un soutien de la part de LDB_001. Un nouveau point est organisé pour valider le livrable de fin d'étape.

 

Pour échanger sous forme d'un rendez-vous téléphonique gratuit avec LDB_001, appelez le 02 37 50 23 55 ou cliquez sur le lien suivant rendez-vous LDB_001, nous vous rappellerons pour convenir d'un créneau horaire.

 

Parallèlement, la mise en évidence d’anomalies soulève parfois des problèmes sous-jacents qui débouchent sur des demandes spécifiques non prévues, ni au contrat ni dans l’analyse différentielle, et qu’il convient de réaliser et de recetter dans l’urgence. (La mise en production du progiciel SIRH est proche). Si l’entreprise a eu la sagesse de s’adjoindre les services d’un acheteur SIRH spécialisé pour la phase contractuelle ou la phase d’analyse détaillée, il est utile de prévoir dans son contrat une intervention ponctuelle sur les spécifiques du progiciel SIRH détectés au dernier moment.

 

Les outils de la recette d’un progiciel SIRH

 

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Les outils de la recette d’un progiciel SIRH

 

Le livre de recette du progiciel SIRH

La recette d’un progiciel SIRH doit être conduite de manière professionnelle. Les équipes de recette devront donc produire un livre de recette ou chaque cas de test est documenté :

>>> de la nature du test

>>> du résultat attendu

>>> de la copie d’écran montrant l’anomalie

>>> de l’identification du technicien RH qui a réalisé le test

>>> du résultat du test

 

Ce travail certes important est la seule manière de permettre une fluidité de communication entre les différents acteurs de la recette que ce soit en interne pour le client, vis-à-vis de l’intégrateur du progiciel SIRH ou vis-à-vis des responsables du projet SIRH.

 

Le tableau de bord de suivi

C’est un document synthétique, généralement sous Excel, qui permet au directeur de projet SIRH de recenser les anomalies détectées, de les qualifier et de les arbitrer et de suivre leur correction.

 

Pour échanger sous forme d'un rendez-vous téléphonique gratuit avec LDB_001, appelez le 02 37 50 23 55 ou cliquez sur le lien suivant rendez-vous LDB_001, nous vous rappellerons pour convenir d'un créneau horaire.

 

L’outil de suivi de recette de l’intégrateur

L’intégrateur du progiciel SIRH doit disposer d’un outil de suivi de recette (de type mantis, JIRA, ou maison) qui permet d’une part de gérer le détail de la relation avec le client sur toutes les fiches incidents identifiées pendant la recette du progiciel SIRH, d’autre part de suivre une fiche incident au niveau des différents experts de l’intégrateur.

 

Déroulé de la recette d’un progiciel SIRH

La recette doit faire l’objet d’une planification fine et d’une répartition entre les acteurs très précise. Son avancement doit être suivi de manière détaillée par le tableau de bord du directeur de projet SIRH qui sert aussi de reporting aux instances dirigeant le projet SIRH.

 

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Déroulé de la recette d’un progiciel SIRH

 

Livrable de la recette d’un progiciel SIRH

Les livrables de la recette d’un progiciel SIRH sont :

>>> Le livre de recette terminé.

>>> Le procès-verbal de recette provisoire qui permet la mise en production avec un certain nombre de réserves.

>>> Le procès-verbal de recette définitive qui lève ces réserves et marque la fin du projet de mise en œuvre du progiciel SIRH

 

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Livrable de la recette d’un progiciel SIRH

 

La recette d’une externalisation paie

La procédure de recette d’une externalisation paie doit conduire l’ensemble de ces actions de manière encore plus rigoureuse que pour un progiciel SIRH. Elle doit de plus, comporter un volet organisationnel permettant de recetter l’ensemble des processus RH et leur ventilation entre le prestataire d’externalisation paie et le client.

 

La présence d’un consultant SIRH spécialisé dans l’externalisation paie est vivement conseillée.

 

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La recette d’une externalisation paie 

 

LDB_001 est un chef de projet SIRH spécialisé dans l'acquisition, la mise en œuvre de solution d'externalisation paie. Parallèlement à cette externalisation de la paie, LDB_001 vous accompagnera dans l'optimisation de l'organisation de votre fonction paie au niveau de la DRH mais aussi au niveau du service que la DRH rend à l'entreprise dans sa globalité.

 

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