Directeur de projet SIRH – Chef de projet SIRH – Equipe projet SIRH
Directeur de projet SIRH – Lecture rapide : 1mn41
Directeur de projet SIRH – Chef de projet SIRH – Equipe projet SIRH
Un directeur de projet SIRH est une composante indispensable de l’équipe pour la réussite d’un projet RH. A ne pas confondre avec le chef de projet SIRH, le directeur de projet SIRH doit moduler son niveau et donc son temps d’intervention en fonction de la complexité du projet.
Dossier : SIRH – Diagnostic et évolutions rédigé par le pôle MOA
Les équipes SIRH
Les équipes SIRH
Directeur de projet SIRH : Définition
Le directeur de projet SIRH est le garant de la bonne fin du projet. Il est l’œil et le bras du DRH. Garant de la méthode, il va fixer le cap en définissant les livrables de chaque étape dont il vérifiera la qualité. Il suivra le planning dont il fera un outil de pilotage et de responsabilisation des différents membres de l’équipe projet RH. Il doit en permanence s’assurer que les membres de l’équipe ont toutes les ressources intellectuelles et physiques pour ne pas être entravés dans l’avancée de leurs travaux.
Le directeur de projet SIRH anime le comité projet et est le rapporteur des travaux de l’équipe auprès du comité de pilotage.
Le directeur de projet SIRH a un rôle d’arbitre qui ne peut être tenu ni par le chef de projet de l’éditeur ou de l’intégrateur ni par le chef de projet SIRH interne qui seraient juge et partie. Le directeur de projet SIRH doit jouer ce rôle tout au long du déroulement d’un projet SIRH.
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Chef de projet SIRH : Définition
Le chef de projet SIRH a la connaissance de l’entreprise (Règles, processus, acteurs). Il anime l’équipe projet au quotidien et y participe. Il dirige l’analyse différentielle et coordonne la recherche d’informations complémentaires dans l’entreprise. Le chef de projet SIRH construit et valide les jeux de tests. Il conduit et participe à la recette utilisateur. Il manage au quotidien l’équipe projet suivant les orientations du directeur de projet SIRH via le planning.
Directeur de projet SIRH et chef de projet SIRH : Ne jamais confondre les deux
Sur les grands projets RH la présence du directeur de projet SIRH et du chef de projet SIRH est une évidence.
Pour des projets de taille moyenne, la tentation est forte de se passer de directeur de projet SIRH ou de confondre les deux rôles. C’est une erreur qui fait courir des risques importants au projet SIRH qui, rappelons-le conditionne le devenir de la DRH pour plusieurs années.
Les autres membres de l’équipe projet SIRH
Quelle que soit la taille du projet SIRH que l’on mène, le nombre d’intervenants va être important. Par définition, un SIRH couvre tous les domaines des ressources humaines. Il faudra donc un spécialiste pour la paie, la formation, la gestion des temps, le suivi et le pilotage.
Les autres directions de l’entreprise associées à un projet SIRH
L’informatique devra intervenir sur de nombreux points en particulier sur l’intégration du SIRH dans le SI de l’entreprise suivant la logique de l’urbanisme par quartiers.
La comptabilité sera sollicitée pour la comptabilisation de la paie.
Des groupes de travail devront être mis en place avec les mangers pour les postes, la GPEC, le recrutement et les portails RH, … si cela n’a pas été fait au moment de l’audit ou de la rédaction du cahier des charges.
Projet SIRH : Degré de complexité et taille de l’entreprise
Les projets SIRH sont souvent définis en fonction de la taille de l’entreprise ce qui représente un critère un peu simpliste.
En effet, il faut aussi regarder :
>>> la structure de l’entreprise (Multi-sites, présence à l’international, ..)
>>> l’imbrication des RH avec le métier (Gestion des temps et des activités, planification sous contraintes, ..)
>>> la complexité de la population gérée par la DRH (Nombre de convention collective, présence de statuts particuliers, …)
>>> la nature du projet: Progiciel RH intégré, mise en œuvre de deux progiciels Paie et GTA, adjonction de logiciels RH dédiés (best of breed).
L’étude de ces différents paramètres va permettre de ventiler les projets SIRH en 3 catégories :
>>> complexe
>>> standard
>>> simple
Projet SIRH : Degré de complexité et taille de l’entreprise
Projet SIRH complexe : Directeur de projet SIRH à plein temps
Les projets complexes (Société de plus de 3 000 salariés, multi-établissements, multi domaines (paie, GTA, formation, GPEC, Portail RH, …)) mettent en jeu des dizaines d’acteurs. Les enjeux se chiffrent en millions d’euros, le risque de non qualité est vitale pour l’entreprise. La collaboration d’un directeur de projet SIRH à plein temps est indispensable.
Néanmoins, il est important de noter que les acteurs sont dispersés géographiquement (établissements, prestataires à divers endroits, …) parallèlement, les informations sont de plus en plus dématérialisées. Le travail consiste à étudier des documents Word, Excel, MS-project, … Les composantes des logiciels RH et les bases de suivi de la recette (Mantis JIRA, …) sont sur les ordinateurs des prestataires (Saas).
De fait, 50 à 60% du travail du directeur de projet SIRH peut être fait à distance. Les temps et les coûts de déplacement sont annulés, pour des groupes entiers de personnes. Seul le temps consommé est comptabilisé, le TJM diminue.
Si vous négociez bien et selon la théorie du cube, le coût de votre assistance directeur de projet SIRH peut être réduit de 30 à 35% !
LDB_001 a mis en place une méthodologie de suivi de projets SIRH incluant un maximum de travaux fait en visio-conférence avec partage d’écrans. Les équipes projets RH plébiscitent cette solution en particulier pour les comités de suivi et pour rien au monde ne voudraient revenir aux anciennes pratiques.
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Projet SIRH standard : Directeur de projet SIRH à temps partagé
Les projets standard (entreprise de 500 à 3 000 salariés, mettant en place deux logiciels au maximum (SIRH ou Paie et GTA), n’ayant pas de complexité particulière sur le personnel géré) représente 80% des projets SIRH. Dans un souci de maitrise du budget, la tentation est forte de le confier au responsable paie.
Cette démarche est louable mais risquée. Il est donc important d’accompagner ce chef de projet SIRH interne par une prestation ponctuelle et ciblée d’un directeur de projet SIRH de métier. Cette organisation gagnante peut être intelligemment mise en place pour 15 à 30% du budget d’un directeur de projet SIRH à plein temps.
Conscient de l’équation budget / sécurisation du projet, LDB_001 a mis en place une méthode de suivi des chefs de projets SIRH novatrice qui vise à définir ensemble, pour chaque micro étape du projet SIRH:
>>> les objectifs de l’étape
>>> les acteurs
>>> la démarche à suivre
>>> le livrable attendu
Le chef de projet SIRH interne mène ensuite les travaux de l’étape et peut à tout moment bénéficier d’un soutien de la part de LDB_001. Un nouveau point est organisé pour valider le livrable de fin d’étape. LDB_001 anime par ailleurs les comités de projet (en visio-conférence) et les comités de pilotage (en présentiel).
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Projet SIRH simple : Directeur de projet SIRH en conseil
La taille du projet ne permet pas d’investir dans la prestation d’un directeur de projet SIRH néanmoins celui-ci peut vous accompagner sur des tâches ponctuelles (validation du cahier des charges, achat, validation de l’analyse différentielle, validation du plan de test, …)
LDB_001 est spécialiste de l’achat de solutions RH pour lequel, il peut s’engager 100% aux résultats.
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Choisir son directeur de projet SIRH
Directeur de projet SIRH est un vrai métier. Malheureusement, on ne voit les qualités du directeur de projet SIRH qu’à la fin du projet.
Néanmoins, s’engager avec un « pseudo » directeur de projet SIRH est un très mauvais investissement. Les quelques milliers d’euros économisés au moment du choix vous coûteront 100 fois plus cher en retards, non qualité, mécontentements, dégradation de l’image de marque de la DRH.
Attention aussi à une solution très bon marché qui consiste à bombarder votre responsable de paie « directeur de projet SIRH ». Ce n’est pas son métier d’autant plus que, malgré vos bonnes intentions de le laisser se consacrer à plein temps au projet, il sera vite rattrapé par le quotidien. La responsabilité et la pression, surtout pour une personne en interne, sont terribles et les risques psycho-sociaux sont énormes sur cette personne.
Sur combien de projets ai-je été appelé en catastrophe suite à ce genre de problèmes!
Choisir son directeur de projet SIRH
Une externalisation paie est un projet SIRH
Dans le cas particulier de l’externalisation paie, beaucoup de DRH pensent qu’il suffit de confier les clés au prestataire choisi.
C’est une erreur car le passage à l’externalisation doit être conduit comme un projet RH à part entière. Pour une externalisation paie comme pour un projet SIRH classique, il faudra ensuite travailler sur la conduite du changement et l’optimisation de l’organisation RH.
Là encore le directeur de projet SIRH vous évitera de nombreuses embûches.
Une externalisation paie est un projet SIRH
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